# Documentos Utilize esta funcionalidade para cadastrar documentos que possuem data de expiração, permitindo o recebimento de lembretes próximos ao vencimento. Além disso, é possível disponibilizar os documentos no aplicativo do colaborador e solicitar a assinatura digital, garantindo praticidade e um melhor controle. Para acessar os **documentos**, clique em **gestão >> documentos**, no canto esquerdo da tela. [![menu lateral - documentos.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/sRlSy4oCauhI7aiz-menu-lateral-documentos.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/sRlSy4oCauhI7aiz-menu-lateral-documentos.png) Após selecionar a funcionalidade, a seguinte tela será exibida: (Siga as numerações para entender o funcionamento de cada etapa.) [![tela principal de documentos.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/hTtmOyDaeg29bFE4-tela-principal-de-documentos.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/hTtmOyDaeg29bFE4-tela-principal-de-documentos.png) 1.Clique em **"Cadastrar"** para inserir um novo documento. [![Cadastro de doc.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/u5hJkxWB0VHfL0QI-cadastro-de-doc.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/u5hJkxWB0VHfL0QI-cadastro-de-doc.png) 1.A Para vincular os colaboradores ao documento, clique em **"Selecionar funcionários"**, marque a caixinha [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/oIwimage.png) ](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-05/oIwimage.png)ao lado do nome dos colaboradores desejados e, em seguida, clique em **"Confirmar"** para concluir a seleção. 1.B O campo **"descrição"** deve ser preenchido para facilitar a localização do documento após a conclusão do cadastro. Caso o colaborador seja selecionado antes do preenchimento desse campo, o nome dele será inserido automaticamente como referência. 1.C Nome do colaborador selecionado. Caso mais de um colaborador seja selecionado, será exibido como **"Múltiplos"**, indicando que o documento será vinculado a diversos colaboradores. 1.D Ao clicar nessa opção, serão exibidos todos os **tipos de documentos** previamente cadastrados no sistema. Selecione a opção que mais se adequa ao documento que você deseja cadastrar. 1.E Clique no **ícone de** [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/obQFqfCUjBm8Bkf3-image.png) ](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/obQFqfCUjBm8Bkf3-image.png)para adicionar **novos tipos de documento**. Após o cadastro, eles passarão a ser exibidos e poderão ser selecionados no campo **1.D – Tipo de Documento**, facilitando a categorização correta durante o preenchimento. 1.F Se esta opção for assinalada, o documento ficará **visível para o colaborador no aplicativo.** 1.G Com essa opção ativada, o colaborador poderá **assinar** o documento diretamente pelo aplicativo. (Apresentada somente quando assinalado a opção 1.F) 1.H Data que marca o início do período de validade do documento, indicando a partir de quando ele passa a ser considerado vigente. 1.I data que indica o término do período de validade do documento, ou seja, o dia em que o documento expira e deixa de ser válido. 1.J Campo utilizado para inserção de informações complementares ou observações relacionadas ao documento. 1.K Clique neste campo para **cancelar** e **não finalizar** o cadastro. 1.L Ao clicar neste campo, será aberto o seu gerenciador de arquivos, permitindo que você selecione um anexo para incluir no cadastro. 1.M Para concluir e salvar o cadastro, clique em **"Cadastrar"**. 2\. Clique em **"Tipos de documentos"** para cadastrar novos tipos, que serão exibidos e poderão ser selecionados posteriormente no campo **1.D** durante o cadastro. Além disso, será possível visualizar todos os tipos cadastrados. [![CADASTRO DE TIPO DE DOC.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/aDNSK00LR0xeMZLb-cadastro-de-tipo-de-doc.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/aDNSK00LR0xeMZLb-cadastro-de-tipo-de-doc.png) 2.A Para incluir um novo tipo de documento, clique em **Cadastrar**. Em seguida, defina o **Nome** do tipo e a **quantidade de dias antes do vencimento** (com base na Data Final – campo 1.I) para o recebimento da notificação referente ao vencimento. Caso seja mantido o valor **"0"**, o sistema não enviará notificações sobre esse documento. [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/C6EN65LR3xpdtRG7-image.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/C6EN65LR3xpdtRG7-image.png) 2.B Busque pelo nome de algum tipo de documento cadastrado utilizando o campo **"Pesquisar"**, facilitando a localização rápida do registro desejado. 2.CNomes dos tipos de documentos cadastrados. 2.D Quantidade de dias programados para receber a notificação de vencimento. O tipo **"Espelho Ponto"** é incluído automaticamente pelo sistema e não possui período configurado para envio de notificações. 2.E Utilize os ícones de "ação" para executar ações individuais em cada cadastro. Clique no primeiro ícone de ação [![embedded-image-1nDzeHCy.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/tB6Ld8jDMqSQ3ybW-embedded-image-1ndzehcy.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/tB6Ld8jDMqSQ3ybW-embedded-image-1ndzehcy.png) para **editar** as informações do cadastro; Para **excluir** clique no ícone de lixeira [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/C7Nimage.png).](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-03/C7Nimage.png) 3\. Filtre pelos períodos desejados, informando corretamente a **data inicial** e a **data final**, para acompanhar os cadastros de documentos realizados e obter as informações detalhadas sobre cada um deles. 4\. Busque pelos documentos cadastrados no campo **"Pesquisar"**, utilizando a descrição conforme preenchida no cadastro (campo 1.B). 5\. Ao clicar neste campo [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/oIwimage.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-05/oIwimage.png), todos os documentos serão selecionados, possibilitando o **download** conjunto em um único arquivo, de acordo com os cadastros. [![dowload doc.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/z8nBNRyXDNE9jXMB-dowload-doc.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/z8nBNRyXDNE9jXMB-dowload-doc.png) 6\. Utilize este campo [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/oIwimage.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-05/oIwimage.png) para **selecionar apenas os documentos desejados**, permitindo o **download individual ou seletivo dos arquivos** conforme sua necessidade. 7\. Nome do documento cadastrado. (preenchido no campo 1.B) 8\. Período de validade do documento. (Preenchido nos campo 1.H e 1.I) 9\. Tipo de documento selecionado. Ao clicar sobre o título **"Tipo"**, será possível aplicar um filtro para visualizar apenas um tipo específico de documento. [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/GT8HKBze4oIOflD8-image.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/GT8HKBze4oIOflD8-image.png) 10\. Se, no momento do cadastro, a opção de **solicitar assinatura digital do colaborador** foi assinalada, este campo exibirá a **situação atual da assinatura**. Também será possível aplicar um filtro para visualizar apenas as assinaturas **"pendentes"** ou **"finalizadas"**, facilitando o acompanhamento. [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/9kjEBdQLBN3D5GBi-image.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/9kjEBdQLBN3D5GBi-image.png) 11\. Utilize os ícones de "**ação**" para executar ações individuais em cada cadastro. Clique no **primeiro ícone de ação [![embedded-image-i0pm6VCP.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/kqxpjb9IRQk5g4KK-embedded-image-i0pm6vcp.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/kqxpjb9IRQk5g4KK-embedded-image-i0pm6vcp.png)** para visualizar os **funcionários vinculados** ao documento. Caso tenha sido **solicitada a assinatura digital**, além da lista de colaboradores selecionados, serão exibidos **ícones adicionais** que permitem acompanhar o informações da assinatura. Será possível: **Visualizar a data da assinatura** realizada pelo colaborador, por meio do ícone[![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/J5GBvqB0iuhL5rtn-image.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/J5GBvqB0iuhL5rtn-image.png) **Baixar o documento individualmente**, clicando no ícone de download [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/T4jChCHXwc0LDFPE-image.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/T4jChCHXwc0LDFPE-image.png) **Visualizar o arquivo assinado diretamente pelo navegador**, clicando no **ícone de olho** [![image.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/scaled-1680-/Sa1gtXceAtSuPiI6-image.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2025-06/Sa1gtXceAtSuPiI6-image.png) Clique no **segundo ícone de ação** [![embedded-image-1nDzeHCy.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/tB6Ld8jDMqSQ3ybW-embedded-image-1ndzehcy.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/tB6Ld8jDMqSQ3ybW-embedded-image-1ndzehcy.png)para **visualizar e editar** as informações preenchidas no documento. Clique no **ícone de lixeira** [![embedded-image-mm1Y1JFP.png](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/scaled-1680-/ZBXSjwxnX3rqKIoa-embedded-image-mm1y1jfp.png)](https://iopedia.iopoint.com.br/uploads/images/gallery/2024-09/ZBXSjwxnX3rqKIoa-embedded-image-mm1y1jfp.png) para **excluir** o documento do sistema. Ficou alguma dúvida? Entre em contato com nosso suporte através do WhatsApp (49) 3191-0333.